Code de déontologie des arbitres

PARTIE 1 Introduction

I. Objet

II. Définitions

III. Application

PARTIE 2 Conflits d’intérêts et crainte raisonnable de partialité

IV. Définitions

V. Conduite appropriée

VI. Protocole de procédure

A. Aperçu

B. Après l’acceptation de la nomination à une formation, mais avant l’audition de l’affaire

C. Pendant l’instruction de l’affaire

D. Arbitre soumis à une enquête

PARTIE 3 Responsabilités de l’arbitre

VII. Conduite pendant l’instance

VIII. Responsabilités décisionnelles

IX. Responsabilités envers les autres membres de la formation

X. Responsabilités pendant les séances de la formation

XI. Responsabilités envers le Tribunal

XII. Responsabilités après la fin du mandat

PARTIE 1 INTRODUCTION

I. Objet

1. Le Code de déontologie des arbitres (le « code ») du Tribunal du Barreau est un guide régissant la conduite et les responsabilités professionnelles et déontologiques des arbitres du Tribunal. Il n’est pas conçu pour servir de directive législative. Bien que certaines dispositions soient parfois libellées en termes impératifs, le Code ne fait que refléter les directives du Conseil. Les autres dispositions sont facultatives, mais l’objectif du guide est d’exprimer les principes de comportement reconnus. Les arbitres du Tribunal devraient bien connaître le contenu du présent document en plus de la loi, des règles, des directives de pratique et des procédures établies pour veiller à ce que les procédures du Tribunal du Barreau soient constantes, transparentes et équitables.

II. Définitions

2. Dans le code,

« arbitre » S’entend de tout membre des sections de première instance et d’appel, qu’il soit conseiller, titulaire de permis, personne approuvée par le procureur général de l’Ontario ou membre temporaire d’une formation; (« Adjudicator »)

« décision définitive » Désigne une décision rendue lorsque la formation chargée d’entendre et de trancher une affaire sur le fond rend une décision ou une ordonnance définitive, ainsi que les motifs, lorsqu’ils sont requis ou lorsqu’ils sont publiés; (« Final disposition of a matter »)

« enquête » S’entend d’une enquête tenue conformément à l’article 49.3 de la Loi sur le Barreau, dont l’arbitre a reçu un avis écrit du Barreau; (« Investigation »)

« formation » S’entend du membre ou du groupe de membres de la Section de première instance ou d’appel qui sont chargés d’entendre et de trancher une question conformément à la partie II de la Loi sur le Barreau; (« Panel »)

« instance » S’entend d’une instance tenue conformément à la Loi sur le Barreau qui est introduite par la signification d’un acte introductif d’instance; (« Proceeding »)

« président » S’entend de la personne nommée présidente du Tribunal en vertu du paragraphe 49.20.2 de la partie II de la Loi sur le Barreau; (« Chair »)

« président de la formation » S’entend du membre d’une formation qui est désigné pour veiller à ce qu’une instance soit tenue de façon ordonnée; (« Chair of the Panel »)

« Section d’appel » S’entend de la Section d’appel du Tribunal du Barreau constituée en vertu de la partie II de la Loi sur le Barreau; (« Appeal Division »)

« Section de première instance » Désigne la Section de première instance du Tribunal du Barreau constituée en vertu de la partie II de la Loi sur le Barreau; (« Hearing Division »)

« Tribunal » S’entend du Tribunal du Barreau, constitué en vertu de la partie II de la Loi sur le Barreau pour entendre et trancher des questions en tout ou en partie. (« Tribunal»)

« vice-président de la Section d’appel » Désigne la personne nommée en vertu du paragraphe 49.30.1 de la partie II de la Loi sur le Barreau; (« Vice-Chair of the Appeal »)

« vice-président de la Section de première instance » Désigne la personne nommée en vertu du paragraphe 49.22.1 de la partie II de la Loi sur le Barreau; (« Vice-Chair of the Hearing »)

III. Application

3. Le code s’applique à tous les arbitres du Tribunal. Il s’applique aux domaines de responsabilité suivants des arbitres : la tenue de conférences de gestion des audiences, les conférences préparatoires à l’audience, les audiences, les conférences de gestion des appels et les appels, la prise de décisions et la rédaction de motifs en temps utile ainsi que les responsabilités institutionnelles des arbitres envers les collègues, la présidence, le personnel du Tribunal, les vice-présidences des sections de première instance et d’appel et le Tribunal.

4. Il incombe aux arbitres de se conduire de façon professionnelle et déontologique. Le code est un guide; il ne peut pas prévoir toutes les situations de fait possibles où les arbitres peuvent être appelés à exercer leur jugement sur ce qui constitue une conduite appropriée.

5. Le code régit la conduite des arbitres depuis le début de leur mandat ou le moment de leur nomination comme membres des sections de première instance et d’appel ainsi que les responsabilités qu’ils continuent d’avoir après la fin de leur mandat. Le code régit aussi les membres temporaires nommés aux sections de première instance et d’appel en vertu de la Loi sur le Barreau depuis le moment de leur nomination ainsi que les responsabilités qu’ils continuent d’avoir après la décision définitive sur une affaire.

PARTIE 2 CONFLITS D’INTÉRÊTS ET CRAINTE RAISONNABLE DE PARTIALITÉ

IV. Définitions

6. « Conflit d’intérêts » Tout intérêt, relation, association ou activité qui est incompatible avec les obligations de l’arbitre envers le Tribunal. Le conflit peut être réel ou apparent. Dans le code, un conflit d’intérêts peut être pécuniaire ou non pécuniaire.

7. « Conflit d’intérêts pécuniaire » Situation où un arbitre a un intérêt financier qui peut être touché par la résolution ou le traitement d’une affaire dont le Tribunal est saisi. L’intérêt financier peut être celui de l’arbitre, d’un membre de sa parenté ou d’une autre personne avec qui l’arbitre a une relation.

8. « Conflit d’intérêts non pécuniaire » Situation où un arbitre a une relation, une association ou un intérêt non financier, ou s’adonne à une activité qui est incompatible avec ses responsabilités en tant que décideur impartial. Les intérêts, les relations ou les activités d’un membre de la parenté ou d’un associé peuvent engendrer une possibilité de conflit pour l’arbitre s’ils sont visés par les décisions du Tribunal.

9. « Partialité » Situation où la capacité de l’arbitre de rendre une décision neutre ou impartiale est influencée par des facteurs extérieurs à la preuve, aux principes de droit et aux plaidoiries applicables à l’affaire dont le Tribunal est saisi. Une crainte raisonnable de partialité causée par la conduite d’un arbitre ou par un conflit d’intérêts peut être aussi contraire à l’intérêt public qu’une partialité réelle.

10. « Relation professionnelle étroite » Comprend notamment une relation entre employeur et employé, entre avocat et client, entre société en nom collectif et association, ou entre un employé, un adjoint ou un associé et un cabinet d’avocats. Une relation professionnelle étroite peut également exister hors du milieu de travail, par exemple en raison des activités bénévoles ou de bienfaisance d’un arbitre.

11. « Relation personnelle » Comprend notamment une amitié ou une relation conjugale.

V. Conduite appropriée

12. Les conflits d’intérêts et une partialité réelle ou apparente sont incompatibles avec un processus décisionnel impartial. Si les circonstances entourant une instance donnent lieu à une allégation de conflit d’intérêts ou de partialité de la part d’un arbitre, le critère permettant de décider si l’arbitre devrait être déclaré inhabile à juger l’affaire consiste à savoir si les faits ou la procédure pourraient susciter une crainte raisonnable de conflit d’intérêts ou de partialité dans l’esprit d’une personne raisonnable et informée.

13. Tout conflit d’intérêts, réel ou apparent, découlant des intérêts professionnels ou personnels d’un arbitre et de ses responsabilités en tant qu’arbitre devrait être résolu en faveur de l’intérêt public.

14. Un arbitre ne doit pas permettre à ses activités personnelles ou professionnelles de compromettre l’exercice de ses responsabilités en tant qu’arbitre.

15. Un arbitre doit réduire au minimum les possibilités que survienne un conflit d’intérêts qui pourrait porter atteinte à sa neutralité ou donner lieu à une allégation de partialité.

16. Il est interdit à un arbitre de représenter un titulaire de permis ou un candidat à l’obtention d’un permis qui fait l’objet d’une plainte au Barreau ou sur qui le Barreau fait enquête, de comparaître comme avocat devant le Tribunal et de fournir des services comme professionnel ou expert-conseil juridique dans la préparation d’une affaire dont le Tribunal est saisi ou dans toute affaire se rapportant aux travaux du Tribunal. Il est interdit à un arbitre de s’adonner à de telles activités pendant les 12 mois suivant le dernier en date des faits suivants : la fin de son mandat de conseiller, la fin de son mandat à la Section de première instance ou à la Section d’appel, ou la publication des décisions, ordonnances ou motifs pendants. Cependant, il n’est pas interdit à un arbitre de fournir sans honoraires des avis informatifs à un titulaire de permis ou à un candidat à l’obtention d’un permis qui ferait l’objet d’une plainte ou d’une enquête ou serait passible de mesures disciplinaires.

17. Un arbitre ne doit pas statuer sur une instance, ni participer aux discussions du Tribunal sur une affaire, dans laquelle l’arbitre ou un partenaire d’affaires a un intérêt financier qui n’est ni ténu ni banal et qui peut être visé par la résolution ou le traitement d’une affaire dont le Tribunal est saisi.

18. Un arbitre ne doit pas statuer sur une instance, ni participer aux discussions du Tribunal sur une affaire, dans laquelle une partie ou son représentant qui comparaît devant le Tribunal ou apporte une preuve appartient au cabinet d’avocats actuel de l’arbitre. Une interdiction semblable s’applique si une partie ou son représentant pratique le droit en association avec l’arbitre.

19. Un arbitre est normalement inhabile à tenir une instance visant une partie ou son représentant avec qui il a eu antérieurement une relation professionnelle étroite, à moins qu’au moins 12 mois ne se soient écoulés depuis la fin de cette relation. Dans certains cas, il pourrait être inapproprié pour toujours qu’un arbitre tienne une instance visant cette personne. Pour évaluer si la participation de l’arbitre à l’instance susciterait une crainte raisonnable de partialité, la position de toutes les parties, bien qu’elle ne soit pas décisive, et les circonstances de la relation devraient être examinées attentivement.

20. Un arbitre est normalement inhabile à tenir une instance visant une partie ou son représentant avec qui il a une relation personnelle. Pour évaluer si la participation de l’arbitre à l’instance susciterait une crainte raisonnable de partialité, la position de toutes les parties, bien qu’elle ne soit pas décisive, et les circonstances de la relation devraient être examinées attentivement.

21. En général, un arbitre ne doit pas statuer sur une instance si lui-même, un membre de sa parenté ou un partenaire d’affaires y a été mêlé dans le passé.

22. Un arbitre ne doit pas statuer sur une instance dont l’issue peut avoir des répercussions sur une autre instance dans laquelle il a un intérêt personnel important.

23. Un arbitre ne doit pas tirer un avantage illégitime de renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions officielles au Tribunal.

VI. Protocole de procédure

A. Aperçu

24. Il incombe à chaque arbitre d’envisager toute circonstance qui pourrait faire croire à une possibilité de conflit d’intérêts ou de partialité dans l’exercice de ses responsabilités. Il est possible que seul l’arbitre soit en mesure de reconnaître la possibilité de conflit d’intérêts ou de problème de partialité.

25. Aussitôt qu’il a reconnu les motifs pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts ou à une allégation de partialité, l’arbitre devrait prendre les mesures appropriées qui sont décrites dans le code. La procédure spécifique à suivre diffère selon que la possibilité de conflit d’intérêts ou de partialité est reconnue après l’acceptation de la nomination à une formation, mais avant l’audition de l’affaire, ou qu’elle est reconnue pendant l’instance.

26. Si l’arbitre fait l’objet d’une enquête ou s’il est partie à une instance du Barreau, il devrait suivre la procédure décrite dans le code.

27. Si l’arbitre ne sait pas quelle est la ligne de conduite appropriée à prendre, il devrait consulter le président du Tribunal ou, en son absence, le vice-président des sections de première instance ou d’appel.

28. Si une partie a formulé des assertions mettant en doute la neutralité d’un arbitre, la formation devrait fournir les motifs de sa décision sur cette question, par écrit la plupart du temps.

B. Après l’acceptation de la nomination à une formation, mais avant l’audition de l’affaire

29. Lorsqu’un arbitre prend conscience de circonstances laissant croire à une possibilité de conflit d’intérêts ou de partialité de sa part après avoir été chargé d’entendre une affaire, mais avant le début de l’audience, il devrait en informer immédiatement le président, ou en son absence, un vice-président des sections de première instance ou d’appel. L’arbitre devrait informer le président ou le vice-président :

  1. qu’il désire se retirer de la formation;
  2. qu’il est au courant de circonstances laissant croire à une possibilité de conflit d’intérêts ou de partialité de sa part, mais qu’après avoir soigneusement réfléchi aux circonstances, il a conclu qu’il est capable de procéder objectivement à l’audition de l’affaire, et qu’il avisera les parties du dossier pendant l’audience,
  3. qu’il consent à ce que le greffe du Tribunal porte la question à l’attention des autres membres de la formation.

C. Pendant l’instruction de l’affaire

30. Au cours d’une instance, la formation statue sur les questions de conflit d’intérêts ou de partialité.

31. Si, au cours d’une instance, un arbitre prend conscience de circonstances laissant croire à une possibilité de conflit d’intérêts ou de partialité et si ces circonstances peuvent être inconnues des parties, l’arbitre devrait demander à la formation de suspendre l’instance. La formation devrait alors examiner la gravité du conflit d’intérêts ou de la partialité éventuels et déterminer :

  1. si l’arbitre devrait se retirer de la formation;
  2. si les parties devraient être informées des circonstances, si leurs observations devraient être entendues et si une décision devrait être rendue sur la question.

32. Si une formation entend les observations des parties sur la question du conflit d’intérêts ou de la partialité, il devrait rendre une décision sur la question avant de continuer d’instruire l’instance.

33. Si une partie a porté une allégation de conflit d’intérêts ou de partialité contre un arbitre,

  1. l’arbitre peut se retirer immédiatement de la formation, si cela est approprié compte tenu de la nature et des circonstances du conflit d’intérêts ou de la partialité présumés;
  2. la formation peut entendre les observations des parties au sujet de la partialité ou du conflit d’intérêts présumé et rendre une décision à ce sujet.

D. Arbitre soumis à une enquête

34. Pour préserver l’intégrité du Tribunal, l’arbitre à qui s’appliquent les dispositions des paragraphes 35 et 36 ne devrait pas siéger en tant qu’arbitre une fois que la tenue d’une enquête a été ordonnée au sujet d’une plainte conformément à l’article 49.3 de la Loi sur le Barreau ou qu’une instance a été autorisée par le Comité d’autorisation des instances, ou si l’arbitre fait l’objet d’une instance du Barreau à la suite de l’enquête.

35. Une fois que la tenue d’une enquête a été ordonnée conformément à l’article 49.3 de la Loi sur le Barreau, un arbitre, sous réserve de la décision discrétionnaire du président du Tribunal, devrait refuser d’être inscrit au calendrier pour siéger à l’instance lorsque le greffe du Tribunal s’informe de sa disponibilité. La décision de divulguer la raison de son refus d’être inscrit au calendrier pour siéger à l’instance est laissée à la discrétion de l’arbitre.

36. Si l’arbitre a déjà été nommé à une formation et si la tenue d’une enquête au sujet d’une plainte a été ordonnée conformément à l’article 49.3 de la Loi sur le Barreau, l’arbitre devrait en aviser le président du Tribunal, et, sous réserve du pouvoir discrétionnaire du président du Tribunal,avant le début de l’audience,l’arbitre devrait informer immédiatement le greffe du Tribunal qu’il désire se retirer de la formation; après le début de l’audience, l’arbitre qui est membre d’une formation saisie devrait réfléchir à la question et décider s’il devrait se retirer de la formation.

37. La décision de divulguer la raison de son refus de siéger à l’instance ou de son retrait de la formation est laissée à la discrétion de l’arbitre.

PARTIE 3 RESPONSABILITÉS DE L’ARBITRE

VII. Conduite pendant l’instance

38. Les arbitres sont censés se conduire et diriger l’instance de façon judiciaire. Pour ce faire, ils doivent :

  1. aborder chaque instance avec un esprit ouvert à l’égard de chaque question en litige, et éviter des propos ou une conduite qui pourraient inciter quiconque à croire que ce n’est pas le cas;
  2. écouter avec respect et attention les opinions et les observations des parties et de leurs représentants;
  3. faire preuve de respect envers les parties, leurs représentants, les témoins, leurs collègues de la formation et le processus même de l’instance par leur comportement, leur ponctualité, leur habillement et leur conduite pendant toute la durée de l’instance.

39. Sauf pour inscrire à l’horaire une audience ultérieure sur l’affaire dont la formation est saisie, les arbitres devraient s’abstenir d’utiliser des appareils de communication personnelle pendant l’instruction d’une instance.

40. Les arbitres devraient bien connaître les exigences constitutionnelles et la législation, telles que la Charte canadienne des droits et libertés et le Code des droits de la personne de l’Ontario, pour s’assurer de respecter les exigences pertinentes. De plus, ils devraient aussi être sensibles aux questions touchant la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle, l’expression de l’identité sexuelle, l’âge, l’état matrimonial, l’état familial ou un handicap.

41. Les arbitres devraient éviter les interruptions et l’ingérence dans l’interrogatoire et le contre-interrogatoire des témoins. Pour ce faire, les arbitres doivent être et sembler être objectifs et éviter toute apparence de promotion de la cause d’une partie à l’instance.

42. Les arbitres devraient demander à toutes les parties ou à leurs représentants des observations sur les questions de procédure ou de droit. Si les parties ou leurs représentants ne sont pas tous présents au Tribunal, la demande devrait être faite à toutes les parties par l’entremise du greffe du Tribunal.

43. En tentant de s’assurer que les parties non représentées à l’instance ne sont pas désavantagées sur le plan de la procédure, les arbitres devraient procéder d’une manière qui n’est pas incompatible avec leur rôle d’arbitres impartiaux.

44. Des communications non officielles au sujet de l’instance avec les parties, leurs représentants ou les témoins suscitent une crainte de partialité. En conséquence, les arbitres, au sujet de l’instance et avant la publication de la décision, ne devraient pas :

  1. communiquer avec ces personnes, sauf en présence de toutes les parties et de leurs représentants ou avec le consentement des parties;
  2. correspondre d’aucune manière (courriel, télécopieur, message texte, etc.) avec les parties ou leurs représentants, sauf par l’entremise du greffe du Tribunal, auquel il incombe de transmettre les messages des arbitres à toutes les parties et à leurs représentants;
  3. discuter quoi que ce soit qui se rapporte à l’instance à l’occasion de rencontres sociales.

45. Les salles d’audience et les lieux où se réunissent les arbitres peuvent être accessibles à d’autres. Il est essentiel que les arbitres ne laissent pas à la vue des documents confidentiels, y compris les notes qu’ils prennent pendant l’instance, à un endroit où d’autres peuvent y avoir accès.

VIII. Responsabilités décisionnelles

46. Les arbitres doivent rendre leurs décisions sur le fond de l’affaire, selon la justice et conformément au droit et à la preuve.

47. Les arbitres doivent appliquer le droit à la preuve, de bonne foi et au mieux de leurs capacités. L’éventualité d’être désapprouvés par toute personne, institution ou collectivité ne doit pas les dissuader de rendre la décision qu’ils croient correcte compte tenu du droit et de la preuve.

48. Les arbitres devraient s’efforcer de rendre leurs décisions dans les meilleurs délais. Si des motifs écrits doivent être rendus, les arbitres devraient s’efforcer de les préparer avec une promptitude raisonnable eu égard à toutes les circonstances, y compris le besoin de protéger l’intérêt public, les droits du titulaire de permis, l’urgence de l’affaire, la durée de l’instance et sa complexité.

IX. Responsabilités envers les autres membres de la formation

49. Les arbitres, par leur conduite, doivent promouvoir la politesse entre les arbitres et au cours du processus d’audition, et respecter les idées et les opinions de leurs collègues.

X. Responsabilités pendant les séances la formation

50. Les arbitres devraient être disponibles en temps opportun pour discuter avec leurs collègues de la formation au sujet de la conduite de l’instance et des décisions à rendre sur le fond. Lorsqu’une version préliminaire de décision leur est fournie pour qu’ils fassent leurs observations, les arbitres devraient répondre le plus tôt possible. Les arbitres devraient suivre la procédure établie par la présidence.

51. Les arbitres doivent réfléchir attentivement aux motifs de leurs collègues de la formation s’il y a divergence entre les décisions provisoires ou définitives qu’ils envisagent. Toutefois, ils ne devraient pas renoncer à leurs convictions profondes sur une question de fond, que ce soit pour assurer l’unanimité de la formation ou en échange d’un accord sur tout autre point.

52. Dans les cas où les arbitres sont incapables de souscrire à la décision proposée par la majorité de la formation après discussion et mûre réflexion, ils doivent s’efforcer de rendre leurs motifs de dissidence avec une promptitude raisonnable.

XI. Responsabilités envers le Tribunal

53. Les arbitres doivent observer les pratiques et les procédures établies pour le Tribunal.

54. Si un arbitre a des questions sur le caractère approprié d’une pratique ou d’une procédure en audition ou en appel, il peut consulter le président ou, en son absence, le vice-président des sections de première instance ou d’appel.

55. Si un arbitre s’aperçoit que la conduite de ses collègues peut menacer l’intégrité du Tribunal ou de ses procédures, il a l’obligation d’aviser le président du Tribunal ou, en son absence, le vice-président des sections de première instance ou d’appel des circonstances aussitôt qu’il peut raisonnablement le faire.

56. Les arbitres doivent s’abstenir d’exprimer publiquement des vues partisanes au sujet d’affaires en cours d’examen dans une instance dont le Tribunal est saisi.

57. Les arbitres ne doivent faire publiquement aucune remarque orale ou écrite sur n’importe quel aspect d’une affaire dont ils sont saisis.

58. Les arbitres doivent faire preuve de prudence en commentant publiquement les décisions, les procédures ou les structures du Tribunal, une décision de leurs collègues ou la manière dont leurs collègues se sont conduits pendant une instance.

59. Il est généralement inapproprié que les arbitres communiquent avec les médias au sujet d’une décision du Tribunal ou de la manière dont il a dirigé une instance. Les questions des médias devraient être renvoyées á l’agente de communication du Tribunal.

60. Les arbitres doivent satisfaire aux programmes de formation des arbitres du Tribunal.

61. Les arbitres ne doivent pas divulguer de renseignements confidentiels à moins que la loi ne les y oblige ou qu’ils aient reçu les autorisations requises pour ce faire.

62. Les arbitres ne devraient pas se conduire de façon à exploiter leur position d’autorité.

63. Aucun arbitre, conseiller ou parajuriste élu membre du Comité permanent des parajuristes ne doit fournir de preuve écrite ou orale à titre de témoignage de la bonne moralité à l’appui d’une partie devant la Section de première instance ou la Section d’appel, à moins que la partie ne démontre que l’incapacité de présenter une telle preuve au Comité lui causerait un préjudice indu.

XII. Responsabilités après la fin du mandat

64. Les arbitres continuent d’avoir une obligation de confidentialité après l’expiration de leur mandat comme membres de la Section de première instance ou la Section d’appel.

65. Les arbitres dont le mandat a expiré, mais qui ont encore des responsabilités du fait des instances qui se poursuivent et auxquelles ils ont participé en tant qu’arbitres continuent d’être régis par le présent code.