Guide pour instances relatives à la délivrance d’un permis

Le présent guide est à titre informatif seulement et ne fournit pas un résumé complet de la loi. Utilisé séparément ou combiné à d’autres guides, ce guide ne doit pas être considéré comme une source de conseils juridiques ou une façon de déterminer la décision que prendrait le Tribunal du Barreau face à une question particulière, ou comment il interpréterait les règles, les lois, les directives de pratique, les politiques ou autres documents.

Le présent guide devrait être lu en conjonction avec d’autres renseignements se trouvant sur le site Web du Tribunal :

Les audiences du Tribunal du Barreau comptent généralement six étapes :

Introduction de l’instance
Fixation de la date d’audience
Avant l’audience
Audience
Décision de la formation et motifs de la décision, le cas échéant
Appel, le cas échéant

L’instance est introduite par un requérant, qui peut être :

Le Barreau de l’Ontario (Barreau),
Un avocat, une avocate ou un titulaire de permis de parajuriste,
Un candidat à l’admission au permis comme avocat, avocate ou parajuriste.

Le Barreau peut introduire les instances suivantes :

conduite
incapacité
compétence
inobservation d’une ordonnance
délivrance de permis
remise en vigueur
juge à la retraite plaidant comme avocat
rétention des services d’une personne non autorisée ou son embauche

Un titulaire de permis peut introduire les instances suivantes :

rétablissement
différend quant à l’observation des conditions

Le présent document décrit le processus d’audition qui s’applique aux instances relatives à la délivrance des permis introduites par le Barreau.

1 – INTRODUCTION D’UNE INSTANCE

Pour introduire une instance relative à la délivrance d’un permis, le Barreau signifie et dépose un avis de renvoi à l’audience et une fiche d’information (Règle 3.1 et l’article 27 de la Loi sur le Barreau). La page des avis de règlementation sur le site Web du Tribunal contient des exemples d’avis actuels de renvoi à l’audience.

Si vous êtes francophone, vous pouvez demander que toutes les audiences des instances soient instruites en français en avisant le Tribunal dans les 30 jours qui suivent le moment où vous êtes réputé(e) avoir reçu signification de l’avis de requête (Règle 9.4 (2)).

La fiche d’information indiquera la date de la conférence de gestion de l’instance (CGI), laquelle a pour but d’établir la date de l’audience et de régler toute autre question préliminaire.

La fiche d’information indiquera également à quel endroit la CGI aura lieu. Les audiences se tiennent habituellement dans les bureaux du Tribunal du Barreau à Toronto, mais vous pouvez demander que votre audience soit tenue à un autre endroit dans certaines circonstances (Règle 9.5).

Vous pouvez demander des mesures d’adaptation, comme le prévoit le Code des droits de la personne. Vous devez aviser le Tribunal dès que possible si vous ou vos témoins avez des besoins particuliers (au sens du Code des droits de la personne) pour la tenue de l’audience (Règle 6.5).

2 – FIXATION DE LA DATE D’AUDIENCE

La date d’audience peut être fixée par un membre de la formation ou par le greffe du Tribunal (Règle 6.2).

Une fois que votre date d’audience est fixée, le Tribunal envoie un avis d’audience à toutes les parties. L’avis d’audience orale indique la date, l’heure, le lieu et l’objet de l’audience, et contient un avertissement précisant que, si la personne recevant l’avis ne comparait pas à l’audience, la formation peut procéder sans elle et elle n’aura pas droit à un autre avis dans le cadre de l’instance (Règle 6.7). S’il s’agit d’une audience électronique, ce qui comprend les téléconférences, toutes les directives nécessaires seront fournies.

La page des audiences à venir sur le site Web du Tribunal signale les audiences qui seront entendues par la Section de première instance ou la Section d’appel au cours des prochaines semaines.

CONFÉRENCE DE GESTION DE L’INSTANCE – RÈGLE 7.5

La fiche d’information précisera une date pour une conférence de gestion de l’instance (CGI) et toutes les parties à l’instance, ou leurs représentants, doivent comparaitre ou participer à la CGI. Votre représentant peut comparaitre à votre place. Vous pouvez y participer en personne ou demander d’y participer par téléphone. Une CGI peut aussi être menée par écrit, avec la permission du membre de la formation. La personne qui mène la CGI peut procéder en votre absence si vous omettez de comparaitre ou n’envoyez pas quelqu’un pour vous représenter (Règle 6.7). Le membre de la formation préparera une inscription après l’instruction de votre cause pour préciser les prochaines étapes.

Un avocat ou une avocate de service est souvent disponible à la CGI. Le programme d’avocat de service pour les CGI est offert par des bénévoles. Lorsque disponible, l’avocat de service reste au Tribunal jusqu’à midi tous les jours prévus pour les conférences de gestion de l’instance (CGI) et vous pouvez le consulter que vous ayez une comparution de CGI à cette date ou non. Les dates de CGI se trouvent dans la partie Audiences du site Web du Tribunal. Si vous n’avez pas de représentant, un avocat de service pourrait communiquer avec vous avant la CGI pour déterminer s’il peut vous aider. Vous pouvez également consulter l’avocat de service pendant la CGI, s’il y en a un sur place et que vous êtes non représenté(e). Cependant, il n’y a aucune garantie qu’un avocat de service sera disponible.

Il est possible que plusieurs causes soient à l’horaire d’une CGI. S’il y a une liste de causes à l’horaire, vous devrez attendre qu’on appelle votre cause. Si vous participez par téléphone, le greffier ou la greffière du Tribunal vous téléphonera au numéro que vous avez fourni lorsque ce sera votre tour.

Les comparutions à une CGI sont habituellement courtes et portent souvent sur la fixation d’une date pour la conférence préparatoire à l’audience, pour l’audition d’une motion ou pour l’audience sur le fond. Le membre de la formation de la CGI peut également établir un calendrier pour la préparation d’un exposé conjoint des faits, d’une demande d’aveux, d’un rapport d’expert ou d’une divulgation ; établir un calendrier pour le contre-interrogatoire des témoins ; fournir les directives nécessaires aux parties.

Au cours d’une CGI, le membre de la formation peut (Règle 7.6) :

fixer la date d’une autre CGI – Par exemple, afin que les parties puissent faire un compte rendu au membre de la formation sur la progression de leurs préparatifs en vue de l’audience ;
ordonner aux parties de se présenter à une conférence préparatoire à l’audience (pour plus de renseignements sur les conférences préparatoires à l’audience, Section 3 – Avant l’audience ci-dessous et Règles 7.11 – 7.13) ;
fixer la date d’une conférence préparatoire à l’audience ou en fixer une autre (pour plus de renseignements sur les conférences préparatoires à l’audience, Section 3 – Avant l’audience ci-dessous et Règles 7.11 – 7.13). Les conférences préparatoires à l’audience sont des réunions officieuses entre les parties et le membre de la formation. Il n’y a pas de transcription, mais le membre de la formation consigne les transactions conclues dans l’inscription ;
fixer la date d’une audience ou l’ajourner ;
ordonnance interdisant l’accès au public, ordonnance de non-divulgation ou interdiction de publication ;
donner des directives.

Vous ou le Barreau pouvez demander une CGI en tout temps (Règle 7.5). Par exemple, si vous devez absolument demander l’ajournement d’une date d’audience, vous devez le faire au cours de la CGI si le temps le permet (Règle 6.3 et la Directive sur la pratique relative aux demandes d’ajournement).

3 – AVANT L’AUDIENCE

DEMANDE D’AVEUX – RÈGLE 11.3

Le Barreau peut vous signifier une demande d’aveux (formulaire 29) en tout temps, pourvu qu’il le fasse au moins 30 jours avant l’audience, si la demande contient au plus 75 paragraphes. Si elle est plus longue, elle doit être signifiée au moins 50 jours à l’avance (76 à 200 paragraphes) ou 70 jours à l’avance (plus de 200 paragraphes) (Règle 11.3 (1).) Vous avez 20 jours (ou 40 ou 60) après ce délai pour y répondre (formulaire 30 ; Règle 11.3 (2).) Les délais sont calculés selon la Règle 2.5. Vous pouvez également signifier au Barreau une demande d’aveux. Les mêmes délais s’appliquent.

Si vous ne répondez pas, vous êtes réputé(e), aux fins de l’instance uniquement, reconnaitre la véracité des faits ou l’authenticité des documents mentionnés dans la demande d’aveux (Règle 11.3 (4) et (5)).

DIVULGATION – RÈGLE 10

Le Barreau vous communique tous les documents pertinents, tel que la loi l’exige, notamment tous les documents pertinents, au moins 20 jours avant l’audience.

Dans une instance relative à la délivrance d’un permis, vous devez également communiquer au Barreau tous les documents pertinents, tel que la loi l’exige. Vous fournirez, au plus tard 10 jours avant l’audience :

un recueil de documents contenant tous les éléments de preuve documentaire que la partie prévoit de présenter à l’audience ;
une liste des témoins que le Barreau entend convoquer ;
un affidavit, une déclaration de témoin signée ou un résumé des éléments de preuve orale prévus pour chaque témoin (Règle 10.5).

Si aucune des parties ne divulgue les éléments de preuve exigés, les éléments de preuve seront inadmissibles, sauf si la formation l’autorise (Règle 10.7).

CONFÉRENCE PRÉPARATOIRE À L’AUDIENCE – RÈGLE 7.7 (AVANT OU PENDANT L’AUDIENCE)

Malgré ce que le nom pourrait laisser croire, une conférence préparatoire à l’audience (CPA) peut avoir lieu à tout moment avant la fin de l’audience sur le fond (Règle 7.9).

La CPA vise à faciliter la résolution équitable de l’instance de la façon la plus expéditive (Règle 7.7). Le membre de la formation qui mène la CPA ne fera pas partie de la formation qui instruira l’instance à moins que les parties consentent à ce que ce membre siège à l’audience (Règle 7.13 et formulaire 31). Toutes les discussions qui ont lieu au cours d’une CPA sont confidentielles. Le membre de la formation peut sonder les parties pour déterminer s’il est possible de conclure une transaction sur certaines questions ou toutes les questions et s’il est possible de préparer un exposé conjoint des faits. Le membre de la formation peut donner aux parties une rétroaction sur leurs positions. Toute transaction conclue sera consignée dans une inscription préparée par le membre de la formation après la CPA. Puisque les inscriptions sont des documents publics, l’inscription ne contiendra aucun renseignement confidentiel.

Avant la CPA, chaque partie préparera un mémoire qui présente sa position. Ce document sera envoyé aux autres parties et au membre de la formation qui mène la CPA. Cependant, il ne sera pas versé au dossier du greffe du Tribunal. Il ne s’agit pas d’un document public (Règle 7.12).

Une CPA doit être fixée pour toutes les instances autres que les audiences sommaires, les motions pour suspension ou restriction interlocutoire, les motions de modification ou annulation d’une ordonnance de suspension ou de restriction interlocutoire ou les appels, à moins que la cause ne soit prête à être entendue. Les parties peuvent également convenir de se présenter à une CPA ou un membre de la formation peut leur ordonner de s’y présenter (p. ex., au cours d’une conférence de gestion de l’instance (Règle 7.9).

Toutes les parties à l’instance, ou leurs représentants, doivent se présenter ou participer à la CPA. Les CPA se tiennent habituellement dans les bureaux du Tribunal du Barreau à Toronto. Vous pouvez demander d’y participer par téléphone.

Au cours d’une CPA, on pourrait discuter de :

la définition, la restriction ou la simplification des questions en litige ;
la précision de la preuve, le choix des témoins et la restriction de l’une ou des autres ;
la possibilité de transiger sur une partie ou la totalité des questions en litige dans l’instance ;
la possibilité pour les parties de s’entendre sur un exposé conjoint de tout ou partie des faits en litige dans l’instance.

EXPOSÉ CONJOINT DES FAITS (AVANT OU PENDANT L’AUDIENCE)

Un exposé conjoint des faits (ECF) est un document écrit qui présente les faits avec lesquels les parties sont d’accord. Chaque partie peut préparer un ECF et le fournir à l’autre partie aux fins d’examen et de réponse.

Habituellement, un ECF est préparé avant le début de l’audience sur le fond, quoiqu’il soit possible d’en préparer un plus tard. Il est préférable de préparer un ECF le plus tôt possible puisqu’il peut réduire le nombre de questions à trancher au cours de l’audience et donc réduire la durée de l’audience si la formation accepte les observations soumises par les parties (Règle 11.1).

4 – L’AUDIENCE

Toutes les audiences sont publiques à moins d’une ordonnance indiquant le contraire (Règle 13.2). La date, l’heure et le lieu des audiences, ainsi que l’avis (sans inscription) sont publiés sur le site Web du Tribunal. Tout membre du public peut assister à une audience.

Toutes les audiences orales ou électroniques sont enregistrées par un service de sténographie de façon à permettre la production d’une transcription. Toute personne peut commander une copie d’une transcription d’une audience publique auprès du service de sténographie (Règle 9.8 (1)). La première partie qui obtient la transcription d’une audience en dépose une copie auprès du greffe du Tribunal (Règle 9.8 (2)).

Les comparutions se déroulent habituellement en personne dans les bureaux du Tribunal du Barreau à Toronto, mais vous pouvez demander que votre audience en personne soit tenue à un autre endroit dans certaines circonstances (Règle 9.5). Les comparutions se déroulent en anglais ou en français (Règle 9.4) généralement oralement, en présence des parties, des tiers, le cas échéant, et de leurs représentants respectifs, le cas échéant (Règle 9.2). Le Tribunal peut exiger, à la demande d’une partie ou de sa propre initiative, qu’une comparution, en tout ou en partie, soit tenue sur pièces ou par voie électronique (Règle 9.3).

Une semaine avant l’audience, le Tribunal envoie l’ordre du jour à toutes les parties. L’ordre du jour précise la date, l’heure et le lieu de l’audience. Il indique également le nom des arbitres attitrés et de l’avocat de service, si cela est requis et s’il y en a un sur place. Le programme d’avocat de service est administré par la Société des plaideurs. Si vous n’avez pas de représentant, un avocat de service pourrait communiquer avec vous avant l’audience pour déterminer s’il peut vous aider. Vous pouvez également consulter l’avocat de service pendant l’audience, s’il y en a un sur place et que vous êtes non représenté(e). Cependant, il n’y a aucune garantie qu’un avocat de service sera disponible.

Si un témoin a besoin d’un interprète, la partie qui appelle ce témoin doit en informer le Tribunal dès que possible et au moins sept jours avant l’audience (Règle 9.4 (4)).

Les règles de preuve qui s’appliquent aux instances civiles s’appliquent aux instances du Tribunal du Barreau, sauf dans quelques exceptions (Règle 11.7). Dans les instances relatives à la délivrance d’un permis, le Barreau présente sa preuve, appelle ses témoins et présente toute preuve documentaire. Vous pouvez contre-interroger les témoins du Barreau. Puis, vous présentez votre preuve, appelez vos témoins et présentez toute preuve documentaire. Le Barreau peut contre-interroger vos témoins. Les témoins peuvent être assignés à comparaitre (Règle 11.5).

5 – DÉCISION DE LA FORMATION ET MOTIFS DE LA DÉCISION, LE CAS ÉCHÉANT

Après l’audience sur le fond, la formation peut :

rendre sa décision et fournir des motifs oraux ou écrits ;
mettre sa décision en délibéré.

Si la formation met sa décision en délibéré, les parties seront informées lorsque la décision sera rendue. Le greffe du Tribunal peut envoyer sa décision par écrit ou la formation peut fixer une autre comparution et prononcer sa décision à ce moment-là.

Si la formation ne motive pas sa décision par écrit, vous (ou le Barreau) pouvez demander des motifs écrits à l’audience ou en faire la demande par écrit dans les 30 jours qui suivent le prononcé de l’ordonnance (Règle 14.5).

Que la formation rende une décision immédiatement ou mette sa décision en délibéré, la décision définitive doit être consignée dans une ordonnance officielle (Règle 14.4). Le Tribunal enverra aux parties l’ordonnance ainsi que les motifs écrits, le cas échéant, par courriel, par télécopieur ou par la poste si le Tribunal n’a pas en registre l’adresse courriel ou le numéro de télécopieur de la partie ou du représentant de la partie.

L’ordonnance est publiée sur le site Web du Tribunal et dans le Recueil de jurisprudence de l’Ontario. Tous les motifs écrits et oraux seront publiés sur le site Web de l’Institut canadien d’information juridique (CanLII) et de QuickLaw.

Remarque : Vous pouvez être condamné à des dépens si la décision rendue vous est défavorable ou si vous avez fait engager des dépens sans raison valable ou les avez fait augmenter inutilement par des retards abusifs, par négligence ou par une autre omission. Le Barreau peut être condamné à des dépens si l’instance était injustifiée ou s’il a fait engager des dépens sans raison valable ou les a fait augmenter inutilement par des retards abusifs, par négligence ou par une autre omission (Règle 15.1). Les tarifs pour le calcul des dépens figurent à l’annexe A des Règles de pratique et de procédure du Tribunal.

La question des dépens peut être traitée au moment où l’audience prend fin ou la formation peut demander que les parties soumettent des observations au cours d’une audience ultérieure ou par écrit.

6 – APPEL

INTERJETER APPEL DE LA DÉCISION ET DE L’ORDONNANCE – RÈGLE 3 – RÈGLES RÉGISSANT LES APPELS

L’appelant introduit un appel en signifiant un avis d’appel et une fiche d’information qu’il dépose avec la confirmation de la signification auprès du Tribunal.

Vous ou le Barreau devez introduire l’appel dans les 30 jours après la date de l’ordonnance définitive rendue dans le cadre de l’instance faisant l’objet de l’appel (Règle 17.2).

Un document à venir décrira les étapes d’un appel.