Lignes directrices pour les audiences tenues via Zoom

Lignes directrices pour les audiences

Le Tribunal a prévu de mener cette instance par vidéoconférence. Nous demandons aux participants de se comporter comme ils le feraient normalement lors d’une audience en personne. Voici les consignes d’usage :

S’abstenir de parler aux participants à l’audience ou de les distraire.
Les chapeaux ou les couvre-chefs ne sont pas autorisés, sauf pour des raisons religieuses.
Les lunettes de soleil ne sont pas autorisées, sauf pour des raisons médicales.
Il est recommandé aux participants de porter une tenue professionnelle.
Il est interdit de prendre des photos ou de faire des enregistrements vidéo ou audio dans la salle d’audience, sauf directive contraire du Tribunal.
S’abstenir de manger pendant l’audience.
Toujours respecter les instructions du tribunal.
Les débats seront enregistrés par un sténographe judiciaire. Tout ce que vous direz lors de l’audience sera consigné au procès-verbal.
Se comporter de façon courtoise et respectueuse en tout temps durant l’audience.
Les instances du Tribunal sont publiques, sauf ordonnance contraire du Tribunal. Si le Tribunal a ordonné que l’instance ou une partie de l’instance ne soit pas publique, les membres du public présents seront placés dans la salle d’attente virtuelle jusqu’à la reprise de l’audience publique.

Exigences techniques

Avant de participer à une audience via Zoom sur un ordinateur ou un appareil mobile, vous pouvez télécharger l’application Zoom à partir du Centre de téléchargement. Sinon, vous serez invité(e) à télécharger et à installer Zoom lorsque vous cliquerez sur le lien fourni par la coordonnatrice des horaires.

Pour participer à une audience via Zoom, vous aurez besoin de ce qui suit :

Une connexion Internet
Un microphone et des hautparleurs ou des écouteurs
Une webcaméra ou une webcaméra HD – intégrée ou branchée à un port USB

Si vous utilisez votre ordinateur, vous aurez également besoin de ce qui suit, selon le cas :

Windows XP avec SP3 ou un des navigateurs suivants : Internet Explorer 11+ / Edge 12+ / Firefox 27+ / Chrome 30+
macOS X avec macOS 10.7 ou une version plus récente et un des navigateurs suivants : Safari 7+, Firefox 27+, Chrome 30+

Vous pouvez aussi vous joindre à l’audience par téléphone (audio seulement).

Chaque audience a un numéro unique à 9, 10 ou 11 chiffres, appelé ID de réunion, et un mot de passe dont vous aurez besoin afin de vous joindre à l’audience.

Pratiques exemplaires pour utiliser Zoom chez soi

Installez-vous dans un endroit calme et confortable si vous en avez un. Accrochez un panneau « Ne pas déranger » si nécessaire.
Évitez de vous joindre à l’audience dans un lieu public.
Éteignez les notifications ou mettez votre téléphone en sourdine.
Si possible, utilisez un casque avec micro intégré pour réduire les bruits de fond.
Portez une tenue professionnelle convenable de couleur neutre et unie.
N’oubliez pas que la caméra ne capte pas toujours les gestes de la main ou les indices non verbaux, il est donc important de verbaliser toute communication.
Placez-vous devant un fond neutre.
Les arrière-plans virtuels ne sont pas recommandés pour les audiences du Tribunal.

Recommandations sur la façon d’apparaitre à l’écran
	Arrière-plan : – Évitez les objets personnels ou encombrants à l’arrière plan – Vérifiez où les objets se trouvent par rapport à votre tête.
	Vérifiez où vous vous situez dans l’image : – Ne vous asseyez ni trop près ni trop loin de votre caméra – Assurez-vous que l’on voit votre tête au complet – Lorsqu’il y a plusieurs participants, les images de chacun seront rapetissées et il sera plus difficile pour les autres de vous voir clairement.
	Tenez compte de l’éclairage : – Évitez qu’il y ait trop de luminosité derrière vous, p. ex. ne vous asseyez pas devant une fenêtre ou une source de lumière
	Idéal : – L’éclairage est devant vous – Votre tête et vos épaules sont au centre et occupent au moins 2/3 de l’image – La hauteur de la caméra maximise le contact oculaire ou se trouve au niveau des yeux – L’arrière-plan est neutre.

Ressource : Pam Chapman, éducatrice et consultante juridique, « Conduite d’audiences et de médiations à distance. Les essentiels de la vidéoconférence. »

Avant le début de l’audience

Voici quelques conseils pour faciliter votre participation à une audience via Zoom :

Assurez-vous que votre ordinateur portable ou appareil est suffisamment chargé et que vous avez le câble de chargement à portée de main en cas de besoin.
Ayez à portée de main tous les documents que vous pourriez invoquer lors de l’audience.
Fermez toutes les applications que vous n’utiliserez pas pendant l’audience.
Ayez le nécessaire pour prendre des notes, soit électroniquement, soit à la main.
Assurez-vous d’avoir un verre d’eau à portée de main lorsque vous parlez.

Ouvrez votre session à l’avance

Les parties doivent se connecter à l’audience Zoom au moins 15 minutes avant l’heure de début prévue afin d’avoir le temps de résoudre tout problème technique et de permettre à l’audience de commencer à l’heure.

Comment se joindre à une audience via Zoom

Cliquez sur le lien fourni dans votre invitation, ouvrez l’application Zoom ou allez au https://zoom.us/join.
Cliquez sur Join a Meeting.
Saisissez votre ID de réunion (Meeting ID) (si nécessaire), le mot de passe (fourni dans le courriel de la coordonnatrice des horaires) et le nom que vous voulez voir affiché à l’écran.
Indiquez si vous désirez activer la vidéo ou l’audio. Vous pouvez également composer le numéro de téléphone fourni afin d’utiliser votre téléphone pour l’audio et votre ordinateur pour la vidéo.

Pour des instructions plus détaillées ou pour savoir comment participer à la réunion depuis votre téléphone ou tablette, voir : https://support.zoom.us/hc/fr/articles/201362193-Joining-a-Meeting.

Problèmes techniques

Malgré tous les efforts déployés, il est possible que les participants éprouvent des difficultés techniques qui entrainent un retard dans l’audience ou des interruptions inattendues. Si vous n’arrivez pas à vous joindre à une audience Zoom, veuillez contacter immédiatement le greffe du Tribunal pour obtenir de l’aide au 416 947-5249 ou à tribunal@ls tribunal .ca.

Pensez que votre connexion internet pourrait être interrompue durant l’audience – préparer une solution alternative telle que l’utilisation de la fonction hot spot de votre téléphone portable, une clé internet mobile ou encore la connexion internet d’un voisin. Aussi, tenez-vous prêt à joindre l’audience par téléphone dans le cas où vous ne pourriez utiliser une source internet qui fonctionne.

Si l’écran Zoom disparait pendant que vous assistez à une audience, il est possible que vous ayez réduit la fenêtre du programme. Cherchez l’icône Zoom au bas de votre écran dans la barre des tâches (Windows) ou la barre d’applications (MAC) et cliquez dessus pour la faire apparaitre de nouveau.

Si vous avez fermé la fenêtre de Zoom, si vous cliquez par inadvertance sur « Quitter la réunion » ou si vous perdez brièvement votre connexion Internet, vous pouvez vous joindre de nouveau à l’audience en cliquant sur le lien figurant dans l’invitation à la réunion. L’animateur(rice) vous admettra de nouveau à l’audience.

Salle d’attente

Les participants seront accueillis dans la salle d’attente virtuelle lorsqu’ils ouvriront une session. L’animateur(rice) autorisera l’accès à l’audience.

Options d’affichage

Il y a deux options : Speaker View et Gallery View. Pour passer de l’une à l’autre, utilisez l’icône qui se trouve en haut à droite. Veuillez utiliser la Gallery View. Dans la Gallery View, le contour jaune indique qui parle. Voir les images ci-dessous.

Sourdine

Veuillez mettre votre microphone en SOURDINE (mute) pour toute la durée de l’audience jusqu’à ce qu’on vous demande de parler. Cela évitera les bruits de fond pendant que la personne parle. Pour mettre votre microphone en sourdine ou le réactiver, cliquez sur l’icône du microphone situé en bas, sur le côté gauche de l’écran.

Salles de petits groupes

Si vous devez utiliser une salle séparée, veuillez en informer la ou le CGD, qui coordonnera votre déplacement vers une salle de réunion virtuelle désignée, séparée de la session principale. Les salles de petits groupes ne seront pas disponibles après la fin de l’audience. Seules les personnes qui sont dans la salle de petit groupe peuvent voir ou entendre ce qui se passe dans cette salle.

Témoins

À moins que les parties n’en décident autrement, que la formation ne l’ordonne ou que cela soit nécessaire pour répondre à des mesures d’adaptation ou à un problème connexe, un témoin doit être seul dans la pièce où il se trouve pendant son témoignage.

La personne qui préside la formation administrera les affirmations solennelles ou les serments comme en temps normal. Les témoins devront jurer ou affirmer qu’ils sont seuls et qu’ils ne communiquent avec personne pendant leur témoignage. Les témoins doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir l’intégrité du témoignage et de l’instance.

Les témoins ne doivent pas regarder des notes ou tout autre document ou matériel (électronique, physique ou autre), ou s’y rapporter, sauf si un représentant de l’une des parties ou de la formation le leur demande.

Pièces

Si, au cours de l’audience, la formation ordonne que des documents particuliers deviennent des pièces, le ou la CGD apposera un timbre électronique sur le document pour indiquer clairement qu’il s’agit d’une pièce.

Tribune publique

Si un membre du public souhaite assister à une audience via Zoom, veuillez en informer le Tribunal avant l’audience en nous écrivant à tribunal@ls tribunal .ca et nous fournirons les renseignements de connexion.

Afin de réduire le nombre d’interruptions, les membres du public doivent se joindre à l’audience au moins 5 minutes avant l’heure de début. Si vous ouvrez une session dans Zoom après le début de l’audience, vous risquez de ne pas être admis(e) immédiatement.

Assurez-vous que votre vidéo est éteinte et que vous êtes en sourdine avant d’entrer.

Quitter la réunion

Les participants peuvent quitter la réunion en utilisant l’icône LEAVE MEETING située en bas, sur le côté droit de l’écran. La coordonnatrice ou le coordonnateur de gestion des dossiers peut également mettre fin à la réunion pour tout le monde.

Responsabilités des participants

Afin de garantir que l’audience ne sera pas interrompue, veuillez prendre les dispositions nécessaires pour la garde de vos enfants, et informer votre famille et vos amis que vous ne serez pas disponible pendant l’audience et que vous éteindrez les autres appareils ou que vous les mettrez en sourdine pendant l’audience.

Le Tribunal reconnait que les participants n’ont pas l’avantage de comparaitre dans l’environnement contrôlé d’une salle d’audience et qu’ils peuvent se trouver dans de petits espaces de vie partagés. Nous prévoyons et comprenons qu’il peut y avoir des interruptions inévitables dues à des enfants, des animaux domestiques, d’autres personnes ou des bruits de fond.

Veuillez attendre que l’on vous demande de prendre la parole et permettre à chaque participant de terminer son commentaire ou sa déclaration avant de répondre.

Vous, ou toute personne agissant en votre nom, ne pouvez pas faire d’enregistrements audio ou vidéo ou de captures d’écran de tout ou partie de l’audience. Si vous apprenez l’existence de tout enregistrement d’une audience Zoom, vous devez prendre immédiatement des mesures pour détruire l’enregistrement et éviter de le transmettre à toute autre partie. Vous vous engagez en outre à ne pas transmettre à des tiers un relai vidéo ou audio de l’audience, en direct ou en différé.

Principes de base et mesures d’adaptation

Les présentes lignes directrices ne se veulent pas universelles. Les parties et les arbitres peuvent modifier ces lignes directrices pour les adapter à l’affaire qui les occupe.

Les présentes lignes directrices ne modifient aucunement les pouvoirs conférés à l’arbitre en vertu de la législation ou des Règles de pratique et de procédure du Tribunal.

Il est important de reconnaitre qu’à l’heure actuelle, les participants aux audiences travaillent généralement à domicile et doivent possiblement s’occuper d’enfants et de personnes âgées, entre autres. Il faut donc faire preuve d’une certaine souplesse tant avant que pendant l’audience. Il peut être approprié de modifier la structure habituelle du jour de l’audience. Toute autre mesure d’adaptation sera également prise en compte, comme en temps normal.

Les instances par vidéoconférence seront conformes aux principes de justice naturelle et d’équité procédurale. Le Tribunal veillera donc à ce que les parties aient des occasions suffisantes de présenter leurs preuves et leurs arguments.